1. Administrasi dengan Tata Usaha (Administration to Administratie)Administrasi berasal dari kata latin “ad” dan “ministrare” yang berarti membantu, melayani atau memenuhi. Dalam bahasa Inggris adalah “Administration”—yang sampai sekarang tetap dipergunakan dan dalam bahasa Indonesia diterjemahkan menjadi Administrasi. Namun, karena selama lebih kurang 350 tahun Indonesia dijajah Belanda, maka sedikit banyak istilah yang digunakan Belanda terinfiltrasi kedalam Bahasa Indonesia, salah satu contohnya adalah “Administratie” yang menurut Pariatra Westra dkk, definisinya adalah Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. Dalam bahasa Indonesia, pengertian tersebut pada hakekatnya adalah pengertian dari Tatausaha. Menurut sudut pandang penulis, bahwa Tatausaha itu merupakan suatu kegiatan pengumpulan data dan informasi dan dilakukan pencatatan secara sistematis dalam suatu organisasi untuk menghasilkan kumpulan keterangan yang dibutuhkan. Jadi sekarang dapat dipahami, bahwa kegiatan tatausaha masih termasuk dalam unsur Administrasi dalam arti luasdan bukan merupakan faktor dari administrasi. Dengan demikian, apabila kegiatan yang dimaksud adalah kegiatan tatausaha, seyogyanya kita tidak menggunakan istilah administrasi agar tidak menimbulkan bias antara kedua istilah ini.
2. Administrasi dengan Manajemen (Administration to Management)Seperti dikemukakan pada poin sebelumnya, bahwa istilah administrasi yang digunakan sampai sekarang adalah dalam bahasa Inggris, yaitu “administration”. Beberapa Ahli Ilmu Administrasi memberikan definisi yang berbeda-beda namun secara harfiah memiliki maksud yang sama. Seperti menurut Leonald D. White, bahwa administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua usaha kelompok, baik usaha pemerintah ataupun swasta, sipil atau militer baik dalam skala besar ataupun kecil. Lain halnya menurut Herbert A. Simon, yang dalam arti luas didefinisikan sebagai kegiatan dari kelompok orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Kemudian setelah mengalami beberapa kali revisi dan penyempurnaan bersama Drs. Sutarto, Drs. The Liang Gie memberikan definisi administrasi sebagai segenap rangkaian penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. Dari beberapa definisi tersebut, maka penulis memiliki batasan tersendiri mengenai definisi administrasi, yaitu : suatu proses penataan usaha yang timbul ketika dua orang atau lebih yang memiliki tujuan yang sama yang kemudian berinteraksi dalam suatu organisasi, melakukan kerjasama dengan menggunakan instrumen dan sumber yang mungkin terbatas.
Cakupan dari kegiatan administrasi sangatlah luas, yaitu keseluruhan proses mulai dari menentukan bentuk dan tujuan organisasi, cara mencapai tujuan, siapa saja yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pencapaian tujuan ini, pengendalian proses pelaksanaan, sampai bagaimana mendayagunakan instrumen atau sumber yang terbatas. Pada dasarnya, cakupan dari kegiatan penataan usaha ini adalah bagian dari disiplin ilmu lain, oleh karenanya kegiatan ilmu administrasi hanya dibatasi pada aktivitas-aktivitas penyelenggaraan atau pelaksanaan saja—yang direpresentatifkan dengan penataan usaha. Dengan demikian pula, dapat disimpulkan bahwa kegiatan administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang dilakukan oleh para administrator (pimpinan) dan dalam arti luasnya adalah keseluruhan kegiatan dalam organisasi.
Namun belakangan, istilah administrasi dikaburkan dengan istilah manajemen, karena sekilas kegiatan keduanya hampir sama dalam konstelasi organisasi. Bahkan beberapa pendapat para ahli Ilmu Administrasi di Amerika Serikat dan Inggris pun tidak membedakan kedua istilah tersebut dengan tegas. Drs. Usman Tampubolon pernah memberikan batasan terhadap kedua istilah ini dalam artikelnya yang berjudul Perkembangan Ilmu Administrasi (1974:17), jika dilihat dari sudut sejarah terjadinya istilah-istilah ini sebagai berikut: bahwa ada 2 tingkatan bahasa yang dikenal pada zaman Yunani dulu, yaitu bahasa orang-orang bangsawan, ningrat, politisi, negarawan dan Bahasa kasar, bahasa orang kebanyakan, pedagang, kuli pelabuhan, dan lain-lainnya Bahasa kasar yang disebutkan belakangan ini dipakai oleh orang-orang yang yang hidup di pinggiran kota yang kemudian dikenal sebagai bahasa Italia. Untuk mengartikan suatu usaha memimpin oleh orang-orang pinggiran (Italia) ini disebut “maneggiare”. Sedangkan untuk Kaum ningrat, politisi, dan negarawan untuk maksud yang sama mempergunakan istilah “administrare”. Overlap atau kesimpangsiuran istilah ini ternyata masih diikuti sampai sekarang. Untuk memberikan perbedaan yang jelas mengenai istilah ini, BPA (Balai Pembinaan Administrasi) menempatkan administrasi pada posisi dengan batasan yang luas, dan manajemen merupakan bagian dari administrasi. Menurut BPA, administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan atau penataan tugas-tugas pokok sesuatu usaha kerjasama sekelompok orang dalam mencapai tujuan bersama. Dan membatasi manajemen sebagai salah satu usaha yang hanya membatasi pada segi kepemimpinan yang mengarahkan orang-orang yang bekerjasama berikut pengarahan fasilitas-fasilitasnya sehingga semua dapat berjalan dengan baik. Mengenai manajemen, Koontz dan O’Donnel memberikan definisi bahwa manajemen adalah usaha untuk mendapatkan hal-hal yang dikerjakan dengan usaha orang lain. GR Terry juga kemudian mengemukakan pendapatnya bahwa manajemen adalah pencapaian suatu sasaran yang telah ditentukan melalui usaha orang lain. Dari pendapat tersebut, jelas esensi dari kegiatan manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan sumber daya yang tersedia dan dilakukan oleh seorang manajer (pimpinan). Menurut pandangan penulis, bahwa manajemen itu merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk mengendalikan sumber-sumber yang ada agar dapat menghasilkan keluaran yang efektif dan efisien.
Dan dapat dikonklusikan pula bahwa kegiatan manajemen juga merupakan unsur dari administrasi, bukan merupakan faktor terjadinya administrasi. Setelah definisi administrasi dan manajemen saya uraikan menurut perspektif saya, mudah-mudahan tidak lagi terjadi deviasi yang bertendensi menimbulkan bias dalam konteks pemahaman kedua istilah ini. Wassalam
